Gerade in den gewachsenen Strukturen eines SHK-Betriebes hält die Organisation rund um das Material nicht immer Schritt mit den Anforderungen. Es kann daher sehr hilfreich sein zumindest hinzuschauen, ob ein Optimierungsbedarf besteht. Finden Sie die folgenden Tipps bereits in Ihrem Betrieb verwirklicht sind Sie sehr gut aufgestellt. Falls Verbesserungen möglich sind, kann man Profis einbinden und die Lücken schließen.
Bild: Paulus Lager GmbH
1.) Aufbau der Artikelliste
In der Artikelliste definiert man das Material, das im Lager bewirtschaftet werden soll. Je umfangreicher die Liste wird, desto mehr profitiert der Betrieb davon, da die Prozesskosten für die Bestellung des Standardmaterials niedriger sind als die für Kommissionsmaterial. Denn das Ziel ist es, Standardmaterial nur einmal die Woche zu bestellen und das Material immer im Lager verfügbar zu haben. Das reduziert den Verwaltungsaufwand und die Beschaffungsfahrten.
Da die Zusammenstellung der Liste relativ mühsam ist, sollten vorab einige Dinge beachten werden:
Artikelbezeichnung
Generell gilt, dass die Artikelbezeichnung hersteller- und lieferantenunabhängig sein soll. Die Bezeichnung erscheint auf der Artikelbeschriftung im Lager und sollte ein Hersteller- oder Lieferantenwechseln vorkommen, muss das Etikett nicht geändert werden.
Artikelgruppen
Es sollten Artikelgruppen definiert werden, wie beispielsweise „Befestigungsmaterial“. Die Zuständigkeiten für die einzelnen Gruppen zur Erstellung der Artikelliste liegen bei den Projektleitern. Bei der Planung und beim Aufbau der Lager hilft diese Unterteilung bei der Einteilung der Regale.
MIN- und MAX-Menge
Die MIN- und MAX-Menge bezieht sich immer auf die Verpackungseinheit. So ist es für die Mitarbeiter leichter, die Mengen bei der Materialentnahme zu überwachen. Die Verpackungseinheit kann ein Beutel, Karton, Kanister, aber auch ein einzelnes Stück, wie Fitting, Kartusche oder Profil/Rohr sein. Die MIN-Menge muss so groß sein, dass sie entweder für zwei Wochen ausreicht oder die längere Lieferzeit des Lieferanten überbrückt. Die Max-Menge regelt die Kapitalbindung im Lager und legt die Größe des Lagerplatzes fest. Die Bestellmenge für jedes Material in der Liste ist immer die Differenz zwischen MIN- und MAX-Menge.
Lagerort
Jeder Artikel wird an nur einem Ort im Lager bewirtschaftet, hat also seinen festen Platz. Dieser wird in der Artikelliste nach der finalen Lagerplanung hinterlegt. Er erscheint auch auf der Bestellkarte und erleichtert die Einlagerung von neu geliefertem Material.
2.) Nutzen einer Artikelliste
Der allergrößte Nutzen der Artikelliste liegt darin, einen Überblick zu haben, was man im Lager bewirtschaftet - und zwar vom Schreibtisch aus. Außerdem kann man wunderbar Jahrespreise mit den Lieferanten verhandeln und diese Preise in der Artikelliste hinterlegen. Dadurch entsteht eine praktische Übersicht aller Einkaufspreise und man hat die Preisunterschiede bei den einzelnen Lieferanten im Blick. Was bringt eine Artikelliste noch?
Bild: Paulus Lager GmbH
Sicher kalkulieren
Die Liste mit gut gepflegten Einkaufspreisen ist eine umfassende und zuverlässige Grundlage für alle Kalkulationen.
Abrechnung von Kleinaufträgen
Normalerweise kennen Handwerksgesellen drei bis fünf verschiedene Ausdrücke für ein und dasselbe Teil, die sie auch fleißig beim Ausfüllen der Regiescheine nutzen. Damit bringen sie jede Verwaltungskraft, die Rechnungen für Kleinaufträge vorbereiten muss, zum Verzweifeln. Denn diese Person muss hinter den Gesellen herrennen, um nachzufragen, was gemeint ist. Die Artikelliste setzt dem einen Riegel vor, denn sie ist gleichzeitig eine Vokabelliste für die Gesellen. Voraussetzung ist natürlich, ihnen die Liste zur Verfügung zu stellen. Entweder als „Mobilen Monteur“ mit Zugriff auf die Liste oder man verteilt Tablet-PCs an die Mitarbeiter, auf denen die Liste gespeichert ist.
Bild: Paulus Lager GmbH
Bild: Paulus Lager GmbH
Rechnungen vorbereiten
Genau wie die Verwaltungskraft profitiert man von der Artikelliste, wenn Rechnungen für große Aufträge vorbereitet und nachkalkuliert werden.
Verkaufspreise für Laufkundschaft
Verwaltungskräfte können mit Hilfe der Artikelliste problemlos und eigenständig Material an Laufkundschaft verkaufen, wenn man auch die Verkaufspreise hinterlegt. Da in der Artikelliste steht, wo die Materialien zu finden sind, kann sie auch jeder finden und ausgeben.
Eine Artikelliste verursacht zwar im ersten Moment viel Arbeit, steigert aber die Effizienz in einem Betrieb ungemein.
3.) Korrekte Artikelbeschriftung
Eine Artikelbeschriftung ist nur sinnvoll, wenn das Lager strukturiert und die Materialien nach Artikelgruppen angeordnet sind. Denn mit der Beschriftung erhält jedes Material seinen eigenen, definierten Lagerplatz - der auch in die Artikelliste eingetragen wird. Die Experten des Paulus-Lager-Teams wissen aus Erfahrung, dass diese Voraussetzung in den wenigsten Handwerkerlagern gegeben ist. Wer also sein Lager sinnvoll beschriften möchten, muss notwendigerweise eine Lageroptimierung durchführen und die Materialien, die man bewirtschaftet, in einer Artikelliste erfassen. Aus dieser Liste heraus wird die Artikelbeschriftung gedruckt.
Die Artikelbeschriftung im Lager besteht aus zwei Teilen – der Regalbeschriftung und der Bestellkarte. Folgendes ist dabei zu beachten:
Bild: Paulus Lager GmbH
Passende Schiene
Damit die Artikelbeschriftung am Regal angebracht werden können, ist eine geeignete Beschriftungsschiene empfehlenswert. Die Verwendung der üblichen Scanner Schienen aus dem Einzelhandel sind nicht praktikabel, da die Bestellkarten umständlich hinter die transparente Abdeckung gesteckt werden müssen. Optimal sind Beschriftungsschienen, die über eine kleine Aufnahme für die Bestellkarten vor der eigentlichen Beschriftungsschiene verfügen, in der die Karten frei zugänglich sind.
Wer mehr darüber wissen möchte, kann sich von Doris Paulus und ihrem Team beraten lassen. Infos unter
https://www.paulus-lager.de/erstgespraech
