Erfolgreiche Unternehmer führen ihre Bücher ordnungsgemäß. Dabei gilt der Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg. Für jede Einnahme und Ausgabe muss also eine Rechnung vorliegen. Damit das Finanzamt diese als steuermindernd anerkennt oder zulässt, dass Kunden die auf der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer von ihrer eigenen Mehrwertsteuerschuld abziehen, müssen Rechnungen eine Reihe von Pflichtangaben enthalten. Welche dies sind regelt § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) in den Absätzen drei und vier.
Danach muss ein deutscher Unternehmer auf einer Rechnung, die er hierzulande einem Kunden über mehr als 250 Euro stellt, Folgendes angeben:
Da Rechnungen Geschäftsbriefe sind, müssen Rechnungssteller, deren Unternehmen ins Handelsregister eingetragen ist, auch die Rechtsform ihrer Gesellschaft, deren Sitz sowie das Registergericht und die Nummer angeben, unter der es dort angemeldet ist.
Am Bau müssen Unternehmer Privatkunden zudem darauf hinweisen, dass sie die Rechnung wenigstens zwei Jahre aufbewahren müssen.
Unternehmer, die im vorangegangenen Kalenderjahr weniger als 17.500 Euro Umsatz gemacht haben und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht auf mehr als 50.000 Euro kommen, sind nach § 19 UStG nicht verpflichtet, Umsatzsteuer abzuführen. Sie dürfen diese daher auf ihren Rechnungen auch nicht ausweisen. Allerdings müssen sie sich ausdrücklich auf § 19 UStG berufen – etwa mit dem Hinweis: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Auch die übrigen Pflichtangaben müssen sie machen.
Ausnahmen gelten dagegen für Rechnungen über weniger als 250 Euro. Auf Kleinstbetragsrechnungen reicht es gemäß § 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, als Unternehmer seinen vollständigen Namen sowie seine Adresse anzugeben. Außerdem müssen das Ausstelldatum, die Menge und die Art der verkauften Gegenstände oder der erbrachten Leistung sowie der Rechnungsbetrag drauf. Dieser kann in einer Summe mit der anfallenden Umsatzsteuer angegeben werden. Der angewandte Steuersatz ist jedoch explizit auszuweisen.
Wer Pflichtangaben auf seinen Rechnungen vergisst, macht es übrigens nicht nur seinen Kunden unmöglich, Vorsteuer abzuziehen. Er kann auch mit bis zu 5000 Euro Bußgeld bestraft werden.
